CONTROL

CONTROL: El control es la ultima etapa del proceso administrativo, pero esta estrechamente relacionada con la planeación, la cual sirve de retroalimentación para futuros planes, su función consiste en establecer sistemas para medir y corregir ejecuciones de los integrantes del organismo social, con el fin de asegurar que los objetivos fijados se vayan logrando; por lo tanto mientras mas claro, completos y ordenados sean los planes, mas se facilitara la función de control, los factores sobre los cuales puede controlarse toda la actividad son: cantidad, calidad, tiempo y costo.
SE UTILIZA PARA:
Conocer lo que realmente se esta logrando.
Evaluar el desempeño de los integrantes.
Determinar fallos o errores.
Corregir las desviaciones.
Modificar los planes.
Mejorar la coordinación
Establecer un mejor sistema de comunicación
Predecir problemas y /o soluciones.
CONTROL EN FUNCIONES Y FUNCIONES ESPECÍFICAS.
PRODUCCION
CALIDAD
INVENTARIOS
MANTENIMIENTO
COSTOS
VENTAS
SALARIOS
PERSONAL

MECANISMOS DE CONTROL:
_Observación personal
_ Los presupuestos
_ Las estadísticas
_ Auditorias
_ Control interno
_ informes verbales y/o escritos
_ Información análisis especiales.
PROCESO DE CONTROL.-
1.- Establecimiento de de normas o estándares de ejecución.
2.- Medición de lo que se ha hecho.
3.- Comprobación de los hechos con lo establecido e investigación de las diferencias, si las hay.
4.- Corrección de desviaciones aplicando acciones correctivas.

DIRECCION

INTRODUCCION: En la actualidad la administración de las empresas es primordial y con base a esto es importante tener una buena dirección de nuestra empresa, es por esto que nos damos a la tarea de investigar acerca de este tema.
OBJETIVO: Dar a entender los componentes básicos de la dirección y que los alumnos sean capaces de aplicarlos en una situación real.
CONCEPTO: La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, comunicación y supervisión.
Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y la supervisión. Este es de acuerdo a (Joel J. Lerner y H. A. Baker).
ELEMENTOS DEL CONCEPTO:
1- Ejecución de los planes de acuerdo a la estructura organizacional.
2- Motivación.
3- Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
4- Comunicación.
5- Supervisión
6- Alcanzar las metas de la organización.
IMPORTANCIA:
1- Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.
2- A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.
3- La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y consecuentemente en la productividad.
4- Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización y en la eficacia de los sistemas de control.
PRINCIPIOS:
1-De la armonía del objetivo o coordinación de intereses. La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.
2- Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su ejercicio , surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar consientes que la autoridad que emana de los dirigentes surge como requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio.
3- De la supervisión directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad.
4-De la vía jerárquica: Postula la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, etc.
5-De la resolución del conflicto: Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir de momento en que aparezcan; ya que el no tomar una decisión en relación con un conflicto, por insignificante que parezca, puede originar que este se desarrollar y provoque problemas graves colaterales.
6-Aprovechamiento del conflicto: El conflicto es un problema u obstáculo que, al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.
ETAPAS DE DIRECCION
1- Toma de decisiones: Las decisiones son el motor de los negocios, e en efecto de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización. Al tomar una decisión es necesario:
Definir el problema, Analizar el problema, Evaluar alternativas, Elegir entre alternativas, Aplicar la decisión.
2- Integración: Comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Existen ciertas reglas de administración, necesarias para lograr efectividad en la integración: El hombre adecuado para el puesto, De la provisión de elementos necesarios, De la importancia de la introducción. La integración comprende cuatro etapas: Reclutamiento, Selección, Introducción o inducción, Capacitación y desarrollo.
3- Motivación: Motivar significa “mover, conducir, impulsar a la acción”. La motivación es la labor más importante de la dirección, a la vez que la más compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones esperados. Múltiples son las teorías que existen en relación con la motivación, pero todas pueden agruparse en dos grandes tendencias:
Teorías de contenido: Estas tratan de especificar lo que impulsa la conducta:
a) Las necesidades básicas como la Jerarquía de las necesidades de Maslow (fisiológicas, de seguridad, amor o pertenencia, de estimación).
b) Crecimiento (Realización personal). Teoría de motivación e higiene de Herzberg. Propone 2 niveles de necesidades: Factores de higiene o mantenimiento y motivadores.
c) Motivación de grupo. Espíritu de grupo, Identificación con los objetivos de la empresa, Practicar la administración por participación, Establecimiento de relaciones humanas adecuadas, Eliminación de practicas no motivadoras.
Teorías del enfoque externo: Llamadas también de aprendizaje o de la modificación de la conducta organizacional, parten del supuesto de que la conducta observable en las organizaciones, asi como sus consecuencias, son la clave para explicar la motivación; relacionan los efectos que ejerce el ambiente sobre la conducta de los individuos.
4- Comunicación: Es el proceso a través del cual se transmite y recibe en un grupo social. La comunicación consta de tres elementos básicos:
Emisor: en donde se origina la información
Transistor: a través del cual fluye la comunicación
Receptor: que recibe y debe entender la información
Se clasifica en: Formal e Informal
Requisitos para una buena comunicación: Claridad, Integridad, Aprovechamiento de la organización informal, Equilibrio, Moderación, Difusión, Evaluación.
5- Autoridad: Es la facultad de que esta investida una persona, dentro de una organización, para dar ordenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados, para la realización de aquellas acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos de grupo.
Elementos: Mando, Delegación.
Tipos de autoridad: Formal, Técnica o Staf, Personal.
Requisitos para delegar: Delimitar claramente la autoridad y responsabilidad, Especificar claramente metas y objetivos, Capacitar al personal, Establecer estándares de actuación, Convenir sobre las áreas de no delegación, El directivo deberá mostrar interés, Reconocer el buen desempeño.
6- Liderazgo –supervisión: La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente.
Bibliografia: Much Garcia "Fundamentos de Administracion" Editorial Trillas.

ORGANIGRAMAS

ORGANIGRAMAS

Los organigramas: Son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría.
Por tanto, teniendo en cuenta que los organigramas son de suma importancia y utilidad para empresas, entidades productivas, comerciales, administrativas, políticas, etc., y que todos aquellos que participan en su diseño y elaboración deben conocer cuáles son los diferentes tipos de organigramas y qué características tiene cada uno de ellos, en el presente artículo se plantea una clasificación basada en las clasificaciones de dos autores, con la finalidad de que el lector pueda tener una idea más completa acerca de los diversos tipos de organigramas y de sus características generales.
Tipos de Organigramas:
1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
o Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman [2].
o Macroadministrativos: Involucran a más de una organización [2].
o Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado
2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
o Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas.Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.
o Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.
o Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A..
o Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación .
3. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:
o Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina .
o Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización
4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
o Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.
o Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.
o De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.
5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
o Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo.
o Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.
o Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.
o De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.
o Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.

ORGANIZACION

ORGANIZACIÓN



INTRODUCCION: En la actualidad la organización se ha vuelto muy importante y necesaria para las empresas ya que de esta depende el trabajo y la calidad de las mismas, es por eso que ahora nos damos la tarea de investigar acerca de cómo se lleva a cabo la organización, en qué consiste y sus características.

OBJETIVO: Dar a conocer como se lleva a cabo la organización y saber la importancia de la misma en una empresa.

CONCEPTO: Es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia de los planes y objetivos señalados. Esto es según Agustín Reyes Ponce.

A la forma en que la administración diseña una estructura formal para usar en la forma más efectiva los recursos financieros, físicos, materiales y humanos de la organización. Según el libro "Administración conceptos y aplicaciones" Méganos, Mosley, Pietri JR.

IMPORTANCIA: Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización:
1- Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes, lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización:
2.- Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
3- Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
4- Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
5-Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

PRINCIPIOS:
1- Del objetivo. Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.
2- Especialización. Este principio fue establecido por Adán Smith hace 200 años afirma que el trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.
3- Jerarquía. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan.
4- Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
5- Unidad de mando. Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función debe asignarse un solo jefe y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenes de 2 o más jefes ocasionara fugas de responsabilidad.
6- Difusión. Para maximizar las ventajas de la organización las obligaciones de cada puesto que cubran responsabilidad y autoridad deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con la misma.
7- Amplitud o tramo de control. Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo de tal manera que esta pueda realizar todas sus funciones eficientemente.
8- De la Coordinación. Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio, en otras palabras el administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa, ya que cualquier fuente de deficiencia puede ocasionar serios problemas.
9- Continuidad. Una vez que se ha establecido la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio. La organización que es apropiada para la empresa en un momento dado, puede no serlo posteriormente.

ETAPAS DE LA ORGANIZACION.
1-DIVISION DEL TRABAJO: Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.
Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarque las siguientes etapas:
a) Jerarquización: Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango grado o importancia.
b) Departamentalización: A la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con base a su similitud, se le conoce con el nombre de departamentalización.
· Secuencia de la departamentalización.
1- Estar listas todas las funciones de la empresa
2- Clasificarlas
3- Agruparlas según un orden jerárquico
4- Asignar actividades a cada una de las aéreas agrupadas o departamentos
5- Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entre las funciones y los puestos
6- Establecer líneas de comunicación e interacción, entre los departamentos
7- El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades especificas de la empresa y de las funciones involucradas
· Tipos de departamentalización
1- Funcional. Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización y con ello una mayor eficiencia del personal.
2- Por Productos. Es característica de las empresas que se dedican ala fabricación de diversas líneas de productos.
3- Geográfica o por territorios. Este tipo de departamentalización proporciona un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados físicamente, y/o cuando el tramo de operaciones y de personal supervisado es muy extenso y esta disperso en aéreas muy grandes.
4- Clientes. Consiste en crear unidades con interés primordial interés es servir a los distintos compradores o clientes.
5- Por proceso o equipo. Al fabricar un producto, el proceso o el equipo que se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales, sobretodo si reportan ventajas, económicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, etc., ya sea por capacidad de equipo manejo especial del mismo o por que el proceso lo requiera.
6- Secuencia. Este tipo de departamentalización se utiliza por lo general en niveles intermedios o inferiores.

2- COORDINACION: Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.
TIPOLOGIAS DE LA ORGANIZACIÓN
a) Organización lineal o militar. Se caracteriza por que las actividades divisionales se concentran en una sola persona quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando.
b) Organización funcional o de Taylor. Su creador fue Frederick Taylor, quien observo que la organización lineal no proporcionaba la especialización; propuso que el trabajo del supervisor se dividiera entre 8 especialistas uno por cada actividad principal, y que los 8 tuvieran autoridad, cada uno en su propio campo, sobre la totalidad del personal que realizaba labores relacionadas con su función.
c) Organización lineo-funcional. En esta se combinan los dos tipos de organización estudiados, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, de ahí el nombre de organización lineo-funcional, ya que se conserva.
d) Organización Staf. Surge como secuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología lo que origino la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles y de contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoría a los departamentos de línea.
e) Organización por comités. Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen y que se comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se les encomienda.
f) Organización matricial. También conocida como organización de matriz, parrilla, consiste en cambiar la departamentalización por proyecto con las defunciones. De esta manera existe un gerente funcional a cargo de funciones inherentes al departamento con una sobre posición de un gerente de proyecto que es el responsable de los resultados de los objetivos de dicho proyecto
TECNICAS DE LA ORGANIZACIÓN
a) Organigramas: También conocidos como graficas de organización o cartas de organización, son representaciones graficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ella. Los organigramas pueden clasificarse en 3:
· Por su objeto: estructurales, funcionales y especiales.
· Por su área: generales, departamentales.
· Por su contenido: esquemáticos, analíticos
b) Manuales: Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales pueden ser: de políticas, departamentales, de bienvenida, de organización, de procedimientos, de contenido múltiple, de técnicas, de puesto.
c) Diagramas de Flujo: Es también conocido como grafica de flujo. Es la presentación simbólica y grafica de la secuencia lógica que se sigue en un conjunto de actividades, documentos, archivos y puestos de trabajo que interviene en un procedimiento detallado. Facilitan comprender el movimiento de cada una de las actividades de un procedimiento.