ORGANIZACIÓN
INTRODUCCION: En la actualidad la organización se ha vuelto muy importante y necesaria para las empresas ya que de esta depende el trabajo y la calidad de las mismas, es por eso que ahora nos damos la tarea de investigar acerca de cómo se lleva a cabo la organización, en qué consiste y sus características.
OBJETIVO: Dar a conocer como se lleva a cabo la organización y saber la importancia de la misma en una empresa.
CONCEPTO: Es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia de los planes y objetivos señalados. Esto es según Agustín Reyes Ponce.
A la forma en que la administración diseña una estructura formal para usar en la forma más efectiva los recursos financieros, físicos, materiales y humanos de la organización. Según el libro "Administración conceptos y aplicaciones" Méganos, Mosley, Pietri JR.
IMPORTANCIA: Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización:
1- Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes, lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización:
2.- Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
3- Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
4- Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
5-Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
PRINCIPIOS:
1- Del objetivo. Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.
2- Especialización. Este principio fue establecido por Adán Smith hace 200 años afirma que el trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.
3- Jerarquía. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan.
4- Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
5- Unidad de mando. Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función debe asignarse un solo jefe y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenes de 2 o más jefes ocasionara fugas de responsabilidad.
6- Difusión. Para maximizar las ventajas de la organización las obligaciones de cada puesto que cubran responsabilidad y autoridad deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con la misma.
7- Amplitud o tramo de control. Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo de tal manera que esta pueda realizar todas sus funciones eficientemente.
8- De la Coordinación. Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio, en otras palabras el administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa, ya que cualquier fuente de deficiencia puede ocasionar serios problemas.
9- Continuidad. Una vez que se ha establecido la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio. La organización que es apropiada para la empresa en un momento dado, puede no serlo posteriormente.
ETAPAS DE LA ORGANIZACION.
1-DIVISION DEL TRABAJO: Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.
Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarque las siguientes etapas:
a) Jerarquización: Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango grado o importancia.
b) Departamentalización: A la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con base a su similitud, se le conoce con el nombre de departamentalización.
· Secuencia de la departamentalización.
1- Estar listas todas las funciones de la empresa
2- Clasificarlas
3- Agruparlas según un orden jerárquico
4- Asignar actividades a cada una de las aéreas agrupadas o departamentos
5- Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entre las funciones y los puestos
6- Establecer líneas de comunicación e interacción, entre los departamentos
7- El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades especificas de la empresa y de las funciones involucradas
· Tipos de departamentalización
1- Funcional. Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización y con ello una mayor eficiencia del personal.
2- Por Productos. Es característica de las empresas que se dedican ala fabricación de diversas líneas de productos.
3- Geográfica o por territorios. Este tipo de departamentalización proporciona un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados físicamente, y/o cuando el tramo de operaciones y de personal supervisado es muy extenso y esta disperso en aéreas muy grandes.
4- Clientes. Consiste en crear unidades con interés primordial interés es servir a los distintos compradores o clientes.
5- Por proceso o equipo. Al fabricar un producto, el proceso o el equipo que se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales, sobretodo si reportan ventajas, económicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, etc., ya sea por capacidad de equipo manejo especial del mismo o por que el proceso lo requiera.
6- Secuencia. Este tipo de departamentalización se utiliza por lo general en niveles intermedios o inferiores.
2- COORDINACION: Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.
TIPOLOGIAS DE LA ORGANIZACIÓN
a) Organización lineal o militar. Se caracteriza por que las actividades divisionales se concentran en una sola persona quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando.
b) Organización funcional o de Taylor. Su creador fue Frederick Taylor, quien observo que la organización lineal no proporcionaba la especialización; propuso que el trabajo del supervisor se dividiera entre 8 especialistas uno por cada actividad principal, y que los 8 tuvieran autoridad, cada uno en su propio campo, sobre la totalidad del personal que realizaba labores relacionadas con su función.
c) Organización lineo-funcional. En esta se combinan los dos tipos de organización estudiados, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, de ahí el nombre de organización lineo-funcional, ya que se conserva.
d) Organización Staf. Surge como secuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología lo que origino la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles y de contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoría a los departamentos de línea.
e) Organización por comités. Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen y que se comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se les encomienda.
f) Organización matricial. También conocida como organización de matriz, parrilla, consiste en cambiar la departamentalización por proyecto con las defunciones. De esta manera existe un gerente funcional a cargo de funciones inherentes al departamento con una sobre posición de un gerente de proyecto que es el responsable de los resultados de los objetivos de dicho proyecto
TECNICAS DE LA ORGANIZACIÓN
a) Organigramas: También conocidos como graficas de organización o cartas de organización, son representaciones graficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ella. Los organigramas pueden clasificarse en 3:
· Por su objeto: estructurales, funcionales y especiales.
· Por su área: generales, departamentales.
· Por su contenido: esquemáticos, analíticos
b) Manuales: Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales pueden ser: de políticas, departamentales, de bienvenida, de organización, de procedimientos, de contenido múltiple, de técnicas, de puesto.
c) Diagramas de Flujo: Es también conocido como grafica de flujo. Es la presentación simbólica y grafica de la secuencia lógica que se sigue en un conjunto de actividades, documentos, archivos y puestos de trabajo que interviene en un procedimiento detallado. Facilitan comprender el movimiento de cada una de las actividades de un procedimiento.
INTRODUCCION: En la actualidad la organización se ha vuelto muy importante y necesaria para las empresas ya que de esta depende el trabajo y la calidad de las mismas, es por eso que ahora nos damos la tarea de investigar acerca de cómo se lleva a cabo la organización, en qué consiste y sus características.
OBJETIVO: Dar a conocer como se lleva a cabo la organización y saber la importancia de la misma en una empresa.
CONCEPTO: Es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia de los planes y objetivos señalados. Esto es según Agustín Reyes Ponce.
A la forma en que la administración diseña una estructura formal para usar en la forma más efectiva los recursos financieros, físicos, materiales y humanos de la organización. Según el libro "Administración conceptos y aplicaciones" Méganos, Mosley, Pietri JR.
IMPORTANCIA: Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización:
1- Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes, lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización:
2.- Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
3- Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
4- Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
5-Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
PRINCIPIOS:
1- Del objetivo. Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.
2- Especialización. Este principio fue establecido por Adán Smith hace 200 años afirma que el trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.
3- Jerarquía. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan.
4- Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
5- Unidad de mando. Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función debe asignarse un solo jefe y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenes de 2 o más jefes ocasionara fugas de responsabilidad.
6- Difusión. Para maximizar las ventajas de la organización las obligaciones de cada puesto que cubran responsabilidad y autoridad deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con la misma.
7- Amplitud o tramo de control. Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo de tal manera que esta pueda realizar todas sus funciones eficientemente.
8- De la Coordinación. Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio, en otras palabras el administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa, ya que cualquier fuente de deficiencia puede ocasionar serios problemas.
9- Continuidad. Una vez que se ha establecido la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio. La organización que es apropiada para la empresa en un momento dado, puede no serlo posteriormente.
ETAPAS DE LA ORGANIZACION.
1-DIVISION DEL TRABAJO: Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.
Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarque las siguientes etapas:
a) Jerarquización: Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango grado o importancia.
b) Departamentalización: A la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con base a su similitud, se le conoce con el nombre de departamentalización.
· Secuencia de la departamentalización.
1- Estar listas todas las funciones de la empresa
2- Clasificarlas
3- Agruparlas según un orden jerárquico
4- Asignar actividades a cada una de las aéreas agrupadas o departamentos
5- Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entre las funciones y los puestos
6- Establecer líneas de comunicación e interacción, entre los departamentos
7- El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades especificas de la empresa y de las funciones involucradas
· Tipos de departamentalización
1- Funcional. Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización y con ello una mayor eficiencia del personal.
2- Por Productos. Es característica de las empresas que se dedican ala fabricación de diversas líneas de productos.
3- Geográfica o por territorios. Este tipo de departamentalización proporciona un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados físicamente, y/o cuando el tramo de operaciones y de personal supervisado es muy extenso y esta disperso en aéreas muy grandes.
4- Clientes. Consiste en crear unidades con interés primordial interés es servir a los distintos compradores o clientes.
5- Por proceso o equipo. Al fabricar un producto, el proceso o el equipo que se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales, sobretodo si reportan ventajas, económicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, etc., ya sea por capacidad de equipo manejo especial del mismo o por que el proceso lo requiera.
6- Secuencia. Este tipo de departamentalización se utiliza por lo general en niveles intermedios o inferiores.
2- COORDINACION: Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.
TIPOLOGIAS DE LA ORGANIZACIÓN
a) Organización lineal o militar. Se caracteriza por que las actividades divisionales se concentran en una sola persona quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando.
b) Organización funcional o de Taylor. Su creador fue Frederick Taylor, quien observo que la organización lineal no proporcionaba la especialización; propuso que el trabajo del supervisor se dividiera entre 8 especialistas uno por cada actividad principal, y que los 8 tuvieran autoridad, cada uno en su propio campo, sobre la totalidad del personal que realizaba labores relacionadas con su función.
c) Organización lineo-funcional. En esta se combinan los dos tipos de organización estudiados, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, de ahí el nombre de organización lineo-funcional, ya que se conserva.
d) Organización Staf. Surge como secuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología lo que origino la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles y de contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoría a los departamentos de línea.
e) Organización por comités. Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen y que se comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se les encomienda.
f) Organización matricial. También conocida como organización de matriz, parrilla, consiste en cambiar la departamentalización por proyecto con las defunciones. De esta manera existe un gerente funcional a cargo de funciones inherentes al departamento con una sobre posición de un gerente de proyecto que es el responsable de los resultados de los objetivos de dicho proyecto
TECNICAS DE LA ORGANIZACIÓN
a) Organigramas: También conocidos como graficas de organización o cartas de organización, son representaciones graficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ella. Los organigramas pueden clasificarse en 3:
· Por su objeto: estructurales, funcionales y especiales.
· Por su área: generales, departamentales.
· Por su contenido: esquemáticos, analíticos
b) Manuales: Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales pueden ser: de políticas, departamentales, de bienvenida, de organización, de procedimientos, de contenido múltiple, de técnicas, de puesto.
c) Diagramas de Flujo: Es también conocido como grafica de flujo. Es la presentación simbólica y grafica de la secuencia lógica que se sigue en un conjunto de actividades, documentos, archivos y puestos de trabajo que interviene en un procedimiento detallado. Facilitan comprender el movimiento de cada una de las actividades de un procedimiento.
No hay comentarios:
Publicar un comentario